Charte de protection des données à caractère personnel
Date de mise à jour : 22/05/2018
PRÉAMBULE
Elpadom accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles. Pour ce faire, Elpadom s’efforce de mettre en place toutes les précautions nécessaires à la préservation de la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel communiquées et traitées afin de faire obstacle notamment à leur altération, déformation, endommagement ou encore leur utilisation par des tiers.
Cette charte de protection des données à caractère personnel (ci-après, la « Charte ») a donc pour objet de vous faire part des engagements de Elpadom en matière de collecte, de traitement et de transfert des données à caractère personnel et, plus largement, en matière de protection des données à caractère personnel.
C’est ainsi que, dans le cadre de la collecte de vos données à caractère personnel, nous souhaitons vous informer des moyens mis en œuvre par la société et des finalités poursuivies, conformément aux lois, et règlements en vigueur en France et aux dispositions réglementaires européennes.
1. A qui s’adresse cette Charte ?
Cette Charte est destinée aux visiteurs, utilisateurs du site internet de Elpadom, aux clients, aux fournisseurs ou aux sous-traitants de Elpadom, aux employés ou candidats pour une offre d’emploi au sein de Elpadom et, plus largement, à toute personne dont les Données Personnelles seraient susceptibles d’être ou sont collectées, reçues, conservées, traitées, transférées et utilisées, quel que soit le format (électronique, papier ou oral) par Elpadom, ainsi que notamment : toute entité juridique du groupe Elpadom ou l’une quelconque de ses branches d’activité ou l’un quelconque de ses départements, représentants légaux, directeurs, employés, mandataires, sous-traitants, prestataires et consultants fournissant des services au nom et pour le compte de l’une quelconque des entités juridiques du groupe Elpadom.
2. Quelques notions
Une donnée permet d’identifier directement ou indirectement (par regroupement d’informations) des personnes physiques (notamment par les nom, prénom, identifiant, numéro de téléphone…).
Qu’est-ce qu’un fichier ?
Un fichier est tout ensemble structuré de données à caractère personnel, quel que soit le support, « papier » et/ou « numérique ».
Qu’est-ce qu’un traitement ?
Un traitement est toute opération ou tout ensemble d’opérations portant sur ces données, quel que soit le procédé utilisé, et notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction.
Qui est responsable de traitement ?
Le responsable du traitement est la société pour le compte de laquelle est réalisé le traitement.
L’ensemble des traitements est donc réalisé pour le compte de Elpadom France situé 7 square Charles Baudelaire 78760 Jouars Pontchartrain, Société par actions simplifiée au capital de 1000,00 euros et immatriculée au RCS de Versailles sous le numéro 815 150 685 qui peut intervenir en tant que responsable de traitement ou sous-traitant.
Elpadom détermine :
• Les finalités du traitement;
• Les moyens de toute opération (collecte, enregistrement, modification…) appliquée à des données à caractère personnel
Elpadom s’engage à :
• Veiller au respect des principes de la protection des données personnelles ;
• Informer les personnes au sujet de l’existence de leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition et d’effacement;
• Procéder à l’accomplissement des formalités légales et/ou réglementaires.
Qu’est-ce qu’un sous-traitant ?
Le sous-traitant est toute personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou organisme traitant des données personnelles pour le compte de la société Elpadom et seulement sur ses instructions.
Le sous-traitant doit être une entité juridique distincte de la société responsable du traitement et est soumis à une obligation de sécurité et de confidentialité de vos données afin d’en assurer la protection. À tout moment, et à la demande de Elpadom, le sous-traitant doit pouvoir présenter les garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles pour justifier de la protection de vos données.
Qu’est-ce qu’un Support ?
Un support est tout site internet ou page de réseau social appartenant à Elpadom.
3. À quoi la présente politique de protection des données personnelles s’applique-t-elle ?
La présente politique de protection des données personnelles s’applique à l’ensemble des sites internet, des applications, des jeux/tirages au sort en ligne, ainsi qu’à toute autre initiative appartenant à une société du Groupe Elpadom et procédant à la collecte de données personnelles. Par conséquent, la présente Politique ne s’applique pas aux sites internet de tiers, y compris à ceux éventuellement mentionnés sur nos Supports par l’intermédiaire d’un lien internet.
4. Quelles données collectons-nous auprès de vous ?
Nous sommes susceptibles de collecter vos données personnelles sur la base de votre consentement préalable au traitement, lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat de services ou lorsque le traitement est nécessaire à des fins d’intérêts légitimes. Nous pouvons collecter et traiter tout ou partie des données suivantes :
• les données que vous fournissez (i) en remplissant des formulaires, (ii) en chargeant en ligne des contenus, (iii) en souscrivant à des services en ligne (ex : applications et pages réseaux sociaux), (iv) en nous adressant des correspondances, (v) en utilisant nos logiciels ou applications mobile ou (vi) lorsque vous faites appel à notre support technique et services après-vente :
• prénom et nom de famille ;
• adresse de courrier électronique ;
• numéro de téléphone ;
• adresse postale ;
• votre opinion sur nos produits ;
• toute demande particulière que vous pourriez nous adresser (principalement pour des besoins d’archivage) ;
• les photos ou vidéos de vous que vous souhaitez partager.
• Nous sommes susceptibles de vous demander de répondre à des sondages que nous utilisons à des fins statistiques.
Nous traitons vos données personnelles via nos services uniquement dans la mesure où au moins l’une des conditions suivantes s’applique:
• le traitement est nécessaire pour exécuter un contrat ou fournir des services
• le traitement est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes
• vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles pour un ou plusieurs buts spécifiques.
5. Collectons-nous vos témoins de connexion (cookies) et balises web?
Nous utilisons des cookies et des balises Web pour un certain nombre de raisons.
Les cookies correspondent à des petits fichiers de lettres et de chiffres téléchargés sur votre terminal lorsque vous accédez à nos Supports. Les cookies peuvent contenir des informations diverses, comme par exemple un simple calcul du nombre de fois que vous avez consulté un site, ou des informations nous permettant de personnaliser nos sites Internet en fonction de vos besoins.
Une « balise Web » (aussi connue sous le nom de pixel espion ou de pixel invisible) ajoute une image électronique à l’interface du Site Web afin de reconnaître les visiteurs des différentes parties du Site Web. Ces balises peuvent aussi être utilisées en relation avec certaines pages Web et messages électroniques au format HTML afin, notamment, de suivre les actions des utilisateurs du Site Web et des destinataires des messages, de mesurer le succès de nos campagnes marketing et de rassembler des statistiques sur l’utilisation du Site Web et les taux de réponse.
Nous sommes amenés à utiliser des cookies et des balises web pour les raisons suivantes :
1. Nous les utilisons à des fins statistiques pour suivre combien d’utilisateurs nous avons, combien de fois ils visitent et comment nos sites Web fonctionnent. Nous collectons des informations sur les pages les plus visitées, les types d’utilisateurs et les pays. Nous utilisons des cookies pour créer une « heatmap « de la façon dont les utilisateurs naviguent sur notre site afin de nous aider à améliorer la convivialité de notre site.
2. Nous utilisons d’autres organisations pour collecter des informations d’utilisateur anonymes, parfois à travers des cookies et des balises Web.
3. Placer des cookies sur votre ordinateur nous permet de vous afficher le contenu qui vous intéresse et nous permet de contrôler le nombre de fois que vous les voyez et de mesurer l’efficacité de nos campagnes, même après avoir quitté notre site Web.
4. Nous pouvons utiliser des cookies ‘Flash’ pour stocker vos préférences pour votre lecteur multimédia (par exemple, les paramètres de volume, etc.). Si nous ne les utilisons pas, vous ne pourrez peut-être pas regarder certains contenus vidéo. Nos vidéos sont principalement diffusées sur YouTube, Vimeo et des applications de partage de vidéos tierces intégrées sur notre site Web.
5. Vous pouvez désactiver les cookies dans les paramètres de votre navigateur Web. Si vous faites cela, vous ne pourrez peut-être pas utiliser tous nos services, car sans cookies, nous ne pouvons pas nous souvenir de vos préférences.
6. Nous ou d’autres entreprises peuvent utiliser des cookies pour le retargeting afin de suggérer et de fournir du contenu susceptible de vous intéresser sur notre site Web ou sur d’autres réseaux publicitaires partenaires.
Vous avez le droit de désactiver les Cookies.
Les paramètres des navigateurs Internet sont généralement réglés par défaut pour accepter les cookies, mais vous pouvez facilement changer cela en modifiant les paramètres de votre navigateur. Si vous souhaitez restreindre ou bloquer tous les cookies qui sont déposés par nos sites Internet/applications (ce qui peut vous empêcher d’utiliser certaines parties du site), ou par d’autres sites Internet/applications, vous pouvez le faire en vous rendant dans les paramètres de votre navigateur. La fonction Aide de votre navigateur vous indique la marche à suivre. Pour de plus amples informations, vous pouvez consulter le lien suivant :
https://www.aboutcookies.org/
6. Pourquoi utilisons-nous vos données personnelles?
Inscription à des newsletters et des communications commerciales
Nous utilisons vos données personnelles dans le cadre de la gestion de nos clients / prospects, et notamment pour répondre à vos demandes ou pour vous envoyer régulièrement des nouvelles et des informations sur nos produits, nos marques, nos opérations et/ou nos Supports susceptibles de susciter votre intérêt soit par courriel doit dans le cadre d’un mailing direct. Nous sommes susceptibles de collecter votre nom, votre prénom, votre adresse email et votre adresse postale.
Demande d’informations
Nous sommes susceptibles de collecter votre nom, votre prénom, votre adresse email et votre adresse lorsque vous faites une demande d’informations via notre site web afin de d’obtenir les éléments nécessaires en vue de traiter votre demande et être en mesure de vous contacter.
Enregistrement des garanties produits et licences
Lorsque nous vous accordons une licence ou des droits d’utilisation, ou que vous enregistrez votre produit pour des services de garantie prolongée ou de mise à jour logicielle, nous pouvons utiliser votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et votre adresse postale pour vérifier votre identité et les services auxquels vous avez droit.
Support technique et services après-ventes
Lorsque vous utilisez nos services, nous pouvons collecter et traiter vos données, y compris le nom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, l’adresse postale et les informations sur le réseau pour obtenir les éléments nécessaires en vue de traiter votre inscription et de vous fournir les Services, ainsi que toute information complémentaire proposée par le biais de nos supports, à votre demande, être en mesure de vous contacter à propos de vos éventuelles questions, traiter vos demandes de retour ou d’échange de produits enregistrés par vos soins sur le portail de libre-service et créer une zone associée à votre profil personnel, que vous utiliserez pour vous connecter aux pages du portail de libre-service et sur laquelle vous pourrez enregistrer des informations détaillées telles que la liste des produits Elpadom que vous avez achetés, le numéro de série de ces produits, ainsi que le nom et l’adresse de l’entité auprès de laquelle vous les avez achetés.
Inscription portail
Nous sommes susceptibles de collecter votre nom, votre prénom, votre adresse email, vos coordonnées téléphoniques lorsque vous souhaitez faire adhérer votre entreprise à notre programme partenaires VIP+ afin de traiter votre demande d’adhésion, vous transmettre les informations concernant le programme et vous communiquer régulièrement les avantages du programme.
Utilisation de nos logiciels, applications mobiles, nos services cloud
Les données que nous pouvons collecter automatiquement auprès de vous ou des appareils que vous utilisez peuvent inclure l’identifiant de votre appareil, l’adresse IP, le type de navigateur et l’horodatage d’accès. Ces informations seront utilisées pour améliorer la sécurité de nos plateformes et services.
Nos logiciels ou applications mobiles peuvent également conserver vos configurations de données ou vos paramètres système, et les produits dotés de capacités ou de services d’enregistrement peuvent conserver les enregistrements en fonction de vos paramètres.
Pour les services basés sur le cloud ou Internet, nous pouvons collecter des informations sur votre appareil, vos activités d’accès et les activités réseau.
Pour les services intégrant le contrôle d’accès, nous pouvons recueillir votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et votre adresse postale afin de créer vos identifiants de connexion.
7. Quels sont vos droits ?
Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 et au RGPD N° 2016/679, vous avez la possibilité d’accéder, de modifier, de corriger, de vous opposer ou de supprimer vos données personnelles.
Vous avez toujours la possibilité de nous contacter par courrier postal (Elpadom France – 7 sqaure Charle Baudelaire – 78760 Jouars Pontchartrain) ou par courrier électronique (contact@elpadom.com) pour exercer vos droits.
Afin de nous permettre de vous identifier rapidement et de vous répondre, vous joindrez à votre demande une copie de votre pièce d’identité ainsi que vos coordonnées (adresse et/ou mail).
Nous nous engageons à traiter votre requête dans le mois qui suit votre demande et à vous en aviser par retour de mail ou de courrier.
Veuillez noter toutefois que les Données Personnelles dont le traitement est rendu obligatoire pour répondre à vos demandes et fournir les produits ou services demandés sont systématiquement mentionnées par un astérisque sur le formulaire de collecte ; sans ces informations, Elpadom ne pourra pas être en mesure de répondre à vos demandes et fournir les produits ou services demandés.
8. Partageons-nous vos données personnelles ?
Afin de pouvoir réaliser les traitements ci-dessus énumérés, nous sommes amenés à partager vos données en donnant accès aux personnels autorisés et dûment habilités à cet effet, à savoir :
Nos services internes :
• Le service informatique
• Le service comptabilité
• Le service marketing et internet
• Le service commercial / déploiement
• Le service de la relation client
Nos sous-traitants :
• Nos sous-traitants informatiques éventuels
• Nos centres d’appel éventuels
• Les routeurs
• Les imprimeurs
• Les agences marketing
• Les centres logistiques et livreurs
Partenaires, annonceurs, parrains et autres tiers : nous nous autorisons à publier des statistiques globales concernant les utilisateurs du site Web, en vue de décrire ce dernier, de même que nos services, à des partenaires, annonceurs et parrains potentiels, ainsi qu’à autres tiers dignes de confiance, ou à d’autres fins légitimes ; cependant, ces statistiques ne contiendront aucune information de nature à permettre l’identification des personnes.
Fournisseurs de services tiers : il arrive que nous fassions appel à des sous-traitants pour nous aider à fournir des services et à gérer nos sites, ainsi que nos relations avec vous. Les fournisseurs et prestataires tiers se verront accorder un accès aux seules informations indispensables à l’exécution de leurs fonctions de support ; il leur est interdit d’utiliser ces informations à d’autres fins.
Restructuration : dans l’hypothèse où nous ferions l’objet d’une restructuration ou d’un rachat par un tiers, vous consentez à ce que toutes les données personnelles en notre possession vous concernant soient transmises à l’entité restructurée ou au tiers concerné.
Obligations légales : nous divulguerons vos données personnelles si la loi nous y oblige, de même que si nous jugeons cette démarche nécessaire, soit dans une optique de prévention des fraudes ou de la cybercriminalité, soit à des fins de protection du site Web ainsi que des droits, de la propriété ou de la sécurité d’un individu.
Veuillez noter que nous exigeons de manière stricte de nos prestataires de services qu’ils utilisent vos données personnelles uniquement pour gérer les services que nous leur demandons de fournir. Nous demandons également à ces prestataires de toujours agir en conformité avec les lois applicables en matière de protection de données personnelles et d’accorder une attention particulière à la confidentialité de ces données.
9. Où stockons-nous vos données personnelles ?
Vos données personnelles sont stockées soit dans nos bases de données soit dans celles de nos prestataires de services.
Dans certains cas, et principalement pour des raisons techniques, ces bases de données peuvent être stockées sur des serveurs situés en dehors du pays (y compris en dehors de l’Union européenne) depuis lequel vous avez initialement saisi les données.
10. Transférons-nous vos données en dehors de l’espace économique européen ?
Dans ce cas, des mesures physiques, organisationnelles, procédurales, techniques et relatives aux personnels, rigoureuses et appropriées, assurent la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel.
Nous garantissons, en cas de transfert de vos données à l’étranger et particulièrement hors Union européenne, mettre en oeuvre toutes les mesures appropriées pour garantir un niveau de protection suffisant de vos données, telles que :
• S’orienter vers les pays dits « sûrs » c’est-à-dire offrant une protection importante de vos données ;
• Demander les autorisations nécessaires auprès de l’Autorité de contrôle (CNIL) avant toute collecte de données si celle-ci l’exige selon les pays ;
• Obtenir des garanties de sécurisation et de confidentialité de la part des sous-traitants en imposant des clauses contractuelles strictes en se réservant la possibilité de les contrôler régulièrement, en menant des audits par exemple.
11. Comment sont conservées en sécurité vos données personnelles ?
La sécurité et la confidentialité des données personnelles que vous nous confiez, est une priorité pour nous.
En effet, nous veillons à prendre toutes les mesures techniques, organisationnelles et précautions utiles au regard de la nature des données personnelles que vous nous communiquez et des risques présentés par leur traitement. Ceci afin de préserver la sécurité de vos données personnelles et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, détruites, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.
À cette fin, nous avons mis en place des mesures techniques telles que des pare-feux, et des mesures organisationnelles telles qu’un système d’identifiant et mot de passe, des moyens de protection physiques, etc.
La sécurité et la confidentialité des données personnelles reposent également sur les bonnes pratiques de chacun. Ainsi, nous vous invitons à ne pas communiquer vos identifiant et mot de passe à des tiers, à vous déconnecter systématiquement de votre profil et de votre compte client (notamment en cas de comptes liés), à fermer la fenêtre de votre navigateur à l’issue de votre session, particulièrement si vous accédez à Internet depuis un poste informatique partagé avec d’autres personnes, et à ne pas enregistrer vos identifiant et mot de passe dans votre navigateur.
Vous éviterez ainsi que d’autres utilisateurs accèdent à vos informations personnelles.
12. Combien de temps sont conservées vos données ?
Vos données sont conservées dans nos systèmes pour la durée nécessaire du traitement envisagé et au maximum pour une durée de :
• 2 ans pour les clients, à compter de la fin de la relation commerciale et ce, uniquement à des fins de prospection commerciale ou jusqu’à ce que vous demandiez de les supprimer.
• 2 ans pour les prospects, à compter de la collecte de leurs données ou du dernier contact émanant du prospect ou ou jusqu’à ce que vous procédiez à votre désinscription ou jusqu’à ce que vous nous demandiez de les supprimer.
Au terme de ces 2 ans, nous nous engageons à reprendre contact avec vous afin de savoir si oui ou non vous souhaitez continuer à recevoir des sollicitations commerciales.
• Si vous achetez des produits et services, nous conservons vos données à caractère personnel pendant toute la durée de notre relation contractuelle.
• Si vous nous contactez dans le cadre d’une demande, nous conservons vos données à caractère personnel pendant toute la durée nécessaire au traitement de votre demande.
• Si vous créez un compte, nous conservons vos données à caractère personnel jusqu’à ce que vous nous demandiez de procéder à leur suppression ou à l’issue d’une période d’inactivité (aucune interaction active) de 2 ans.
• Si des cookies sont placés sur votre ordinateur, nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire pour atteindre leur finalité (par ex., pendant la durée d’une session pour cookies d’identification de session).
Au-delà de ces durées maximales, les données seront archivées et anonymisées ou détruites.
13. Vos avis/commentaires sur nos sites et nos pages de réseaux sociaux
En laissant des avis, des commentaires sur nos sites ou en échangeant sur nos pages de réseaux sociaux au sujet de nos offres, nos produits, nos événements, vous êtes susceptibles de nous communiquer du contenu et des données à caractère personnel.
Ces précieuses informations nous permettent de mieux répondre à vos attentes afin d’améliorer la qualité de nos produits et de nos services.
Elles peuvent être reproduites et représentées notamment sur nos sites à titre informatif, et utilisées à des fins de prospection ainsi que pour l’élaboration d’études statistiques anonymisées nous renseignant sur vos habitudes et vos comportements face à nos produits.
Elles ne pourront être collectées ni utilisées à d’autres fins.
Pour votre parfaite information, voici la liste, à ce jour, de l’ensemble des sites et pages de réseaux sociaux de Elpadom :
Sites Internet :
https://www.elpadom.com/
https://www.elpadom.fr/
https://www.elpadom.net/
Pages Facebook :
https://www.facebook.com/elpadom/
Fils d’actualités Twitter :
https://twitter.com/elpadom
Autres réseaux : https://fr.linkedin.com/company/Elpadom
14. Les équipements requis
Il vous appartient de vous assurer, sans recours possible contre Elpadom, que les caractéristiques techniques de vos équipements (matériel informatique, connexion Internet, téléphone mobile, etc.) vous permettent une bonne navigation sur nos sites.
Les frais de télécommunication permettant l’accès à nos sites restent à votre charge.
Elpadom ne peut être tenu responsable des interruptions de services dues aux caractéristiques et limites du réseau Internet, notamment dans le cas d’interruption des réseaux d’accès, des performances techniques et des temps de réponse pour consulter nos sites.
Compte tenu des caractéristiques intrinsèques d’Internet, Elpadom ne peut vous garantir contre les risques de piratage de logiciels et de tout dommage subi par vos équipements consécutifs à l’utilisation de nos sites. Il vous appartient de prendre toutes les mesures appropriées pour protéger vos équipements et vos données.
Elpadom se réserve le droit de suspendre, d’interrompre ou de limiter, sans préavis, l’accès à tout ou partie de nos sites notamment pour des opérations de maintenance.
15. Contenus et responsabilités
Nos sites peuvent contenir des liens hypertextes vers d’autres sites Internet.
Elpadom ne garantit ni la pérennité, ni les contenus, ni les services qui y sont proposés. Il vous appartient d’être vigilant sur les liens hypertextes.
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Les commentaires/avis ne doivent en aucun cas :
• être contraires à l’ordre public et aux bonnes mœurs,
• avoir un caractère diffamatoire, raciste, xénophobe, homophobe, sexiste, révisionniste, pédophile, pornographique ou porter atteinte à l’honneur ou à la réputation d’autrui, inciter à la discrimination, à la haine d’une personne ou d’un groupe de personnes en raison de leur origine, de leur appartenance ou de leur non-appartenance à une ethnie, une communauté, une nation ou une religion déterminée, menacer une personne ou un groupe de personnes.
Elpadom met en œuvre ses meilleurs efforts pour veiller à une bonne utilisation de ses sites par les utilisateurs.
Néanmoins, Elpadom ne pourra voir sa responsabilité engagée du fait des commentaires de certains utilisateurs de ses sites.
16. Données personnelles des enfants de moins de 18 ans
Elpadom n’a pas vocation à collecter des informations ou Données Personnelles relatives aux personnes n’ayant pas atteint l’âge légal de la majorité civile.
17. Mise à jour de la Charte
Nous nous réservons le droit de modifier la présente Charte, à tout moment, en tout ou partie compte tenu des modifications et évolutions de nos usages et procédures internes. Ces dernières veilleront à être toujours en conformité avec les éventuelles modifications des dispositions législatives et réglementaires françaises et européennes.
Nous vous invitons à consulter régulièrement cette Charte, avant toute collecte de vos données, pour une meilleure connaissance et compréhension de l’utilisation de vos données à caractère personnel par Elpadom.
Nous vous remercions de votre attention.
DISPOSITIONS LOCALES
France
Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, et conformément au Règlement Européen sur la protection des Données Personnelles (UE) 2016/679, vous disposez d’un droit d’accès, de modification, de rectification ou d’opposition et de suppression des données vous concernant. Pour exercer ce droit, vous devez nous adresser une demande accompagnée d’une pièce d’identité à : contact@elpadom.com ou par courrier au 7 square Charles Baudelaire 78760 Jouars Pontchartrain.
